Beispiel aus der Praxis

Die Geschäftsführung gewinnt einen Arbeitstag im Monat zurück.

Bei einem kleinen Hersteller von Möbelkomponenten in Mitteldeutschland hat die Geschäftsführung jeden Monat 100 bis 120 handschriftliche Schichtberichte selbst abgetippt. Seit Mitte 2026 schreibt die Werkstatt weiter auf Papier, KI liest die Berichte aus, und die Geschäftsführung prüft nur noch die Grenzfälle. Das war der erste KI-Ablauf, weitere folgen.

Erstgespräch anfragen

30 Minuten, kostenfrei und unverbindlich.

Bisher kostete das Abtippen acht Stunden im Monat.

Jede Schicht schreibt ihren Arbeitsbericht von Hand. Ein Tablet oder Terminal an der Werkbank hält Staub und Material nicht lange aus, deshalb bleibt es beim Papier. Die Geschäftsführung hat die Belege anschließend selbst in eine Tabelle übertragen, weil sich eine eigene Stelle dafür in einem Betrieb dieser Größe nicht rechnet. Auswertungen lagen so erst Tage oder Wochen später vor, Kennzahlen gab es keine.

So läuft ein Schichtbericht heute.

Schichtberichtvon Hand, wie bisher
Einscannendie Belege landen in einem Ordner
KI liest ausAnkreuz-, Zahlen- und Textfelder
AuswertungKennzahlen am nächsten Tag
Geschäftsführungprüft nur die Grenzfälle

So sind wir vorgegangen.

Klären

Am Anfang stand die KI-Prozesslandkarte. Erst mit ihr wurde sichtbar, dass sich die Schichtberichte als erster Anwendungsfall eignen. Danach hat Dr. Benjamin Fritzsch das Formular in Ankreuz-, Zahlen- und Textfelder zerlegt. Mehrere Verfahren haben wir an echten Belegen getestet und mit einer von Hand erstellten Auswertung verglichen.

Einführen

Die Mitarbeitenden schreiben ihre Berichte wie bisher. Die Belege werden eingescannt, und die Software liest sie gesammelt aus. Namen tauchen in der Auswertung nicht auf, nur Kennungen. Wer hinter einer Kennung steht, weiß nur das Unternehmen. Dafür gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Verankern

Das Unternehmen betreibt die Auswertung selbst. Die Geschäftsführung prüft nur die Fälle, die das System als auffällig markiert.

509 Belege in den ersten vier Monaten.

Bei den vier Kennzahlen stimmen 93 Prozent der Angaben mit einer zweiten, unabhängigen Erfassung überein. Geprüft wurde das an 29 Belegen. Auffällige Werte gehen zur Prüfung an die Geschäftsführung. Die meisten Abweichungen gab es bei unklar angekreuzten Feldern, weil das Papierformular nicht festlegte, wie angekreuzt wird.

Heute

Erfassung: von Hand abgetippt
Auswertung: Tage bis Wochen später
Zeit der Geschäftsführung: rund acht Stunden im Monat

Mit KI

Erfassung: eingescannt, KI liest sie aus
Auswertung: am nächsten Tag
Zeit der Geschäftsführung: nur noch die Grenzfälle prüfen, ein Arbeitstag im Monat wird frei

Wie es weitergeht.

Die Auswertung läuft im Betrieb und wird weiter verbessert. Als Nächstes kommen ein neues Arbeitsblatt mit eindeutigen Ankreuzfeldern und eine einheitliche Fehlerliste. Danach folgen weitere Abläufe im Unternehmen.

Sprechen wir über Ihren Ablauf.

Läuft bei Ihnen ein ähnlicher Ablauf über Papier und den Schreibtisch der Geschäftsführung? In 30 Minuten klären wir, ob KI daran etwas ändert und wo Sie anfangen.

Erstgespräch anfragen

30 Minuten, kostenfrei und unverbindlich.

Lieber anrufen? 0341 223876-0